G-Suit IT plattform

Scouterna som ideell förening fått tillgång till att använda hela G-Suite, vilket är Googles stora företagspaket med e-post, drive, kalendrar, videosamtal, dokumenthantering m.m.
Trollhättans Scoutkår har naturligtvis nappat på erbjudandet!

Mer teknik, är det något att ha?
Jag och Anders Bertilsson som jobbat med projektet är övertygade om att detta kommer att underlätta för er som ledare och funktionärer i kåren på många sätt!

Den som verkligen blir nytt är att ni alla kommer att få varsin personlig e-postadress. Din adress kommer att bli förnamn.efternamn@thnsscout.se

Nedan berättar vi om varje del lite mer i detalj, det är bra om ni läser igenom för att få en MEN NI BEHÖVER INTE FÖRSTÅ hur det fungerar och framförallt anmäl dig till utbildningen, då blir allt mycket lättare och du kommer att få lära dig mycket som kommer att underlätta din vardag som ledare/funktionär.

Nytt förenklat bokningssystem.
Vi kommer byta bokningssystem då det blev lite krångligt att boka via Agendoappen. Se mer info i slutet av detta nyhetsbrev.

Välkommen till framtiden!

Roger Thurhagen

Vice Ordförande/Webmaster

Gmail

Som vi nämnde ovan kommer du att få en egen personlig e-postadress.
När du har installerat denna kommer all e-post som är styrd till Trollhättans Scoutkår att hämna här.
Om du byter avdelning, uppdrag osv. behåller du samma e-postadress omdirigering om vilken post du får är styrd direkt från Scoutnet, vårt medlems register.

Du får också samtigit en snabbadress om du som avdelningsledare vill skicka ut information till vårdnadshavarna på din avdelning.
Du behöver inte tänka på att uppdatera e-postadresserna, dessa hämtas direkt från Scoutnet. Bra eller hur!!

På utbildningen kommer vi att gå igenom hur du praktiskt för för att installera din e-postadress. Denna gör också att du får tillgång till övriga funktioner i G-suite. Du behöver alltså bara ett log in.

G Drive

Din plats för lagring av dokument.
Varje avdelning och funktion kommer att ha sin egen G-Drive.
Här kan ni lagra allt från hajkplaneringar, protokoll, och NÄRVAROKORT.*
*Närvarokorten är i Googles motsvarighet till Excel, vilket gör att den kan läsas och skrivas i direkt i din mobil. Så hej då till pappersarken.
Precis som allt annat styrs vilken Drive du har tillgång till direkt från Scoutnet.
Så t.ex förrådsgruppen får en egen mapp, lägergruppen får en, försäljningsgruppen får en osv.
Alla ledare och funktionärer i kåren har även tillgång till mappen “Trollhättans Scoutkår allmän” Där finns allmänt material, loggor, allmänna mallar osv.

Anmälan till Hajker och Evenemang

Anmälan till Hajker och evenemang som sker i kåren kommer att ske via Google forms. (Istället för via VFB Pro som det varit tidigare)

På avdelningens Drive kommer ni att kunna skapa anmälningsformulär utifrån en färdig mall som innehåller alla grundfrågor inkl. allergier, körning osv.
Är det något som inte är aktuellt för det specifika arrangemanget, tar man bara bot det.

Ni lägger en länk på er avdelningssida för anmälan, ungefär som tidigare.
Deltagaren fyller i anmälan.
Avdelningen får ett meddelande så snart någon anmält sig.
En bekräftelse går till den i anmälan angivna e-postadressen. En stor skillnad från tidigare är att det även är med en länk i bekräftelsen som gör att man efter att anmälan är gjord kan ändra t.ex allergi, antal som kan köra, eller avanmäla sig.
Så fort någon gör en ändring i befintlig bokning, går ett meddelande ut till avdelningen.

Man ser i realtid på Driven hur många som anmält sig, listning av specialkost osv.

Precis som tidigare skapar man en lista (tidigare Excel som i Googles värld heter “Kalkyl” Fördel då alla inte har “äkta” Excel och tidigare hade problem att läsa dokumentet fram för allt i mobila enheter)
Skillnaden är dock:
Man skapar kalkyl och lagrar den på Driven EN gång, sedan är det kopplat till anmälan och uppdateras automatiskt. Detta spar tid och gör att uppgifterna stannar på kårens drive vilket är bra med tanke på GDPR.

Styrelsen har tillgång till er drive och kan enkelt komma åt listan vid en situation där föräldrar behöver kontaktas. Har man en backup ledare som inte är på samma avdelning kan man dela det specifika dokumentet så att denna ledare har tillgång till listan.

Bokning av lokaler, kanoter och kärra.

Under en tid har vi haft bokning via en app, som inte riktigt levt upp till förväntningarna. Så bokningar från och med 15 juni sker enligt nedan.

Tack vare ett samarbete med boka.se fått till en bra lösning som gör att man kan boka lokaler, kanoter och släpkärra direkt på hemsidan. En bokning “produkt” men du kan boka den valfritt antal dagar i en bokning.

När du gör en bokning får du först ett meddelande om att reservationen är gjord, sedan granskas den av bokningsansvarig som godkänner den och BEKRÄFTAR BOKNINGEN till dig.

Comments are closed.